Google Workspace (G Suite)是什麼？
5分鐘瞭解 Google Workspace懶人包
我們整理了一份 Google Workspace (G Suite)懶人包，您只需花五分鐘就能瞭解 Google Workspace是什麼，快速掌握 Google Workspace與傳統辦公系統的差異、個人Gmail所沒有的企業帳號管控權及專有功能，現行的 Google Workspace版本、費用、導入流程等相關資訊。
Google Workspace (G Suite) 雲端工作 vs 傳統辦公系統
Google Workspace是Google專為企業設計的雲端辦公套組，包含Gmail公司電郵以及Google協作工具，對於多數300人以下的中小企業來說，比起導入各式各樣的系統，得花時間研究摸索，不如直接仰賴已做好萬全規劃的平台更為快速且輕鬆。
有些企業會擔心員工習慣使用Office作業或是客戶跟廠商都是使用Office檔案，但其實大家習慣使用的Word、Excel、PowerPoint等，都能在Google中找到相對應的文書工具，可以開啟/編輯Office檔案。雲端協作不僅不需要額外花錢安裝和更新版本，還能解決過去Office檔案無法多人同時開啟、共同編輯的情況，讓工作更有效率。
| 傳統辦公系統常見問題 | Google Workspace 讓工作更有效率 |
|---|---|
| 儲存空間嚴重不足 | 30GB以上的儲存空間 |
| 在外工作不方便 | 開啟瀏覽器即可使用，不同裝置也能同步處理 |
| 郵件或檔案須經常備份 | 存放在雲端，安全性高，自動同步不必更新或備份 |
| 信件或資料量龐大時開啟或搜尋速度慢 | 資料量再大仍能快速開啟、搜尋 |
| 花費時間人力處理郵件問題 | 「Gmail」99.9%過濾垃圾信，收發信穩定，異常IP登入主動通知 |
| 員工離職後帳號交接困難 | 用信箱別名，讓新員工無痛接管離職員工信箱 |
| Email附加檔案查找不易，有些檔案無法分享 | 透過「雲端硬碟」分享，檔案管理不混亂，搜尋速度快，可設定分享權限 |
| 僅能各自作業，檔案交接或查找不易 | 可多人同時在線上協作，畫面即時更新，檔案自動儲存 |
| 預約行程或會議不便 | 透過「Google日曆」管理辦公室資源、預約個人或公共行程更方便 |
| 公告新訊傳達沒效率 | 用「協作平台」製作入口網站統一公告，製作及更新維護容易 |
| 請假需用紙本或Email申請 | 利用「Google表單」請假，主管便於統整和管理 |
| 視訊會議設備成本高、維護不易，免費視訊APP又不穩定 | 「Google meet」視訊會議連線穩定，可分享個人螢幕，不受設備限制 |
| 無法自行撰寫程式擴充系統功能 | 具開放性的Google雲端工具，可自行撰寫程式也能使用擴充工具 |
| 需要配置技術人員或購買、建置系統 | Google Workspace功能多元、門檻低，尤其適合中小型企業，Google或代理商可提供技術支援 |
Google Workspace (G Suite) 公司電郵 vs 個人Gmail
個人Gmail是免費的，企業用 Google Workspace則需要付費，那可不可以使用個人Gmail就好呢？ Google Workspace是從企業、團隊的角度出發，具有許多個人Gmail缺少且專為企業設計的功能，當中最大的差異是 Google Workspace資源為企業所有，企業擁有所有帳號的最高管控權，可以管理帳戶中的業務資料。而個人Gmail是由個別使用者所有，公司無法管理個別員工的信箱帳號，因此當有職員離職時，所有該職員帳號累積至今的檔案、資料也會有一起跟著「離職」的風險。
下表列出 Google Workspace公司電郵與個人Gmail的功能差異供大家參考：
| 功能項目 | Google Workspace公司電郵 | 個人Gmail |
|---|---|---|
| 郵件名稱 | ~~~@企業網域名.com | ~~~@gmail.com |
| 管理權限 | 提供「管理者後台」管控帳號權限 | 無 |
| 支援服務 | 提供客服電話與信箱的支援服務 | 無 |
| 容量限制 | 30GB以上的容量，升級可享無限容量 | 15GB |
| 垃圾信過濾 | 1.垃圾郵件偵測與篩選 2.回報/取消標示垃圾信 3.使用者垃圾郵件篩選器 4.電子郵件許可清單（白名單） 5.電子郵件黑名單 6.特定IP位址許可清單 7.機構單位的垃圾郵件篩選器 |
1.垃圾郵件偵測與篩選 2.回報/取消標示垃圾信 3.使用者垃圾郵件篩選器 |
| 其他服務 | 1.超過50項的雲端協作服務及應用程式 2.群組信箱每天可發送2,000封信 |
無 |
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Google Workspace (G Suite) 版本與費用
Google Worlspace目前主要販售的版本共有6種，分別為Business系列的Business Starter、Busines Standard、Business Plus；Enterprise系列的Enterprise Essential、Enterprise Standard、Enterprise Plus。
版本的選擇與公司需要的功能有關，像是稽核資料永久保留、應用程式製作工具、共用雲端硬碟、Cloud Search快速搜尋全域資料等功能，都是Business Starter版本不具備的；容量反而不是優先考量，因為隨時都可以進行版本升級，如果沒有特殊需求，一開始可以先購買Business Starter版本就好。
※若您還是有些猶疑，Google官方針對這些使用者，提供了為期14天的免費試用，而且透過代理商TS Cloud申請更可獲得長達30天的試用機會。還沒使用過Google Workspace的企業，不妨趁此機會體驗看看，挑選出最適合自己的版本。
費用方面，依照各國經濟發展度與Google Workspace普及度而定，每個國家定價都不一樣。雖然可以在價格比較便宜的國家購買，但Google會看大部分使用者的主要登入國家，如果被發現不一致的話，價格馬上會調高。
| 版本 | Frontline Starter | Frontline Standard | Business Starter | Business Standard | Business Plus | Enterprise Essentials | Enterprise Essentials Plus | Enterprise Standard | Enterprise Plus |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 儲存空間 （可共用） |
5GB | 5GB | 30GB | 2TB | 5TB | 1TB | 5TB | 5TB | 5TB |
| 價格 （每年每位使用者） |
HK$468 | HK$1,128 | HK$564 | HK$1,128 | HK$1,692 | HK$936 | HK$1,872 | HK$2,163 | HK$2,820 |
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Google Workspace (G Suite) 其他特殊版本
Google有針對一些特殊的機關或公司，推出專享的版本優惠，目前包含了教育版、非牟利版以及新創公司啟用版。下面做個簡單的介紹：
Google Workspace教育版只對教育機關免費提供，適用對象包含幼兒園到高中各級學校、高等教育機構。除了免費版之外，也有付費版的Google Workspace Enterprise for Education，可以直接向Google申請或是找有支援教育版的代理商購買。
Google Workspace非牟利版是針對非牟利組織免費提供，可使用Business Starter版本＋共用雲端硬碟，且帳號數無限制。若需要更多企業級功能和管理員控制項，升級至Google Workspace其他版本時也能獲得專屬折扣。非牟利版本無法透過代理商購買，只能直接向Google申請，折扣亦同。
雖然沒有所謂的Google Workspace新創公司版，但Google有Startup Program，裡面就包含了Google Workspace。申請條件比較特殊，不是自己開公司就能申請，必須是未經收購或首次公開募股的企業，並考慮與Google Cloud長期合作來拓展事業，才有資格進行申請，且Google擁有此審核的最終決定權。
除了上述特殊機關之外，Google Workspace有免費版可以使用嗎？Google Workspace的前前身是Google Apps，當時是有提供免費版的，到現在也還可以使用，但2012年6月過後Google已不再提供免費版。
Google官方針對想要開始使用Google Workspace的用戶，提供了許多支援文件可以參考。若您仍有諸多疑問或害怕自己進行設定，TS Cloud有Google Workspace購買前的諮詢服務以及導入後的技術支援，讓您能夠安心的展開雲端辦公環境新生活。
Google Workspace (G Suite) 的導入流程
首先，必須擁有自己專屬的網域(<貴公司>.com)，才能申請 Google Workspace，如果已有公司網域，即可向Google或代理商申請 Google Workspace免費 14 天試用，申請時必須驗證網域擁有權，確認完之後再更改DNS的MX郵件紀錄指向。14天試用期結束後，若決定繼續使用，再依需求付款購買即可。