Google保管箱
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協助企業資訊管理與電子蒐證

Google保管箱

Google保管箱是什麼?使用的好處、功能特色及價格完整介紹

Google Workspace 提供的「保管箱」功能,能將公司內部的郵件往來、視訊會議與對話紀錄等皆可永久留存以供查詢,對於有資料備份與稽核需求的企業來說是不可或缺的工具。

Google 保管箱主要功能

資料留存

保管箱可以針對使用者的來往信件、聊天紀錄及視訊會議錄影等資料進行保留、搜尋、匯出及設定訴訟封存。即便使用者將自己的使用數據刪除,但也僅是使用者畫面中的數據被刪除,保管箱內的數據依然會存在。管理員便可以在設定的紀錄範圍內,提取所需資料進行查閱並匯出。如果有需要,也可以自訂保存期限後清除特定機密資料,強化公司資安。

資料留存
檢索與匯出

檢索與匯出

Google 保管箱內保存的資料可以針對使用者帳號或部門組織設定日期、關鍵字等資訊進行精確檢索,含有對應內容的檔案皆可檢索。如需進一步分析,可以將檢索結果完整匯出,匯出後將會獲得符合您搜尋條件所有資料的完整副本。

檢索與匯出

稽核報告

保管箱可以針對使用者活動提供完整的稽核記錄,包括何時有人員建立或編輯保留規則、執行搜尋或匯出資料等。而資料可以 CSV 格式匯出或透過 Google Sheets 試算表進行瀏覽。稽核報告除了為企業保存電子紀錄,更讓無論是 Google 官方或是機構管理員、使用者等人都無法刪除其內容,真正地保留企業所需的重要資料。
※ 如有降級至不含保管箱服務的帳號版本,或是取消授權不再使用帳號後的 30 天左右,所有的稽核紀錄將會消失。

稽核報告

使用 Google 保管箱的好處

可立即處理來自法院的公開電子紀錄請求

當有來自法院的公開電子紀錄的請求時,即可透過保管箱迅速將需要的資料提交出來。且資料為可稽核同時具有法律功效認可,可以被法院承認的資料。由於不知何時會發生訴訟,因此保管箱能讓企業面臨訴訟等在緊急狀況時有所應對。

不需花大錢就能保有資料避免風險

保管箱是 Google Workspace Business Plus 以上的版本所提供的功能,可以相對低成本的方式達到電子情報的蒐集。此外,保管箱是基於雲端基礎所提供的服務,因此導入時也不需要額外下載或安裝軟體。服務的維護、運行、管理皆由 Google 執行,省去保存的繁雜手續之外,使用此服務的期間也完全不需要負擔其他附加費用。

Google 保管箱是否需要支付額外費用

該服務已包含在 Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus 帳號版本中,不需另外收費。此外,目前其他帳號版本也無法單獨加購 Google 保管箱。

哪些帳號版本有提供「Google 保管箱」

  Business
Starter
Business
Standard
Business
Plus
Enterprise
Essentials
Enterprise
Standard
Enterprise
Plus
Google保管箱 X X V X V V

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