不用買 Microsoft Office 辦公軟體

專欄發布日期：2022.01.05

公司可以不用買 Microsoft Office 辦公軟體嗎？

你的 Microsoft Office 辦公軟體授權到期了嗎？不想再買授權或用盜版軟體嗎？其實，由於雲端技術的革新，Microsoft Office 辦公軟體已經不再像過去一樣，是企業不可或缺的工具，當今已經有越來越多的企業，電腦不用再裝 Microsoft Office 辦公軟體。

Google 也有 Microsoft Office 的文書工具

Google 不僅有眾所皆知的 Google 搜尋和 Gmail 服務，還有提供像是 Microsoft Office 的線上文書工具：「 Google 雲端協作工具 」。它能夠辦到跟 Microsoft Office 文書軟體一樣的功能，包含過去大家在 Microsoft Office 所習慣使用的 Word 、 Excel 、 PowerPoint 等，都能在 Google 中找到相對應的文書工具。

Microsoft Office 與 Google 雲端協作工具對應關係

因為有這些問題，所以不得不買 Microsoft Office？

員工習慣使用 Office 作業

多數企業即使不想再花錢買 Office ，想尋找其他工具替代，卻因考量到員工過去使用 Office 的作業習慣和需求，因此認為 Office 是不可或缺的辦公文書工具。然而， Google 所推出的雲端協作工具，不僅不需要額外花錢安裝和更新版本，介面與操作更與 Office 無異，還能解決過去 Office 檔案無法多人同時開啟、共同編輯的情況，使員工溝通合作變得更加順利，節省作業時間。

客戶跟廠商都有使用 Office 檔案

過去許多企業考量到合作客戶或廠商使用 Office 檔案，因而決定購買 Office 辦公軟體；然而現在 Googe 的雲端協作工具已經可以直接在線上檢視和編輯對方 Office 檔案。即使員工電腦中沒有 Office 辦公軟體，依舊可以處理其他公司傳給你的 Office 檔案，並再轉存成 Office 的檔案格式。公司就算沒有 Office 辦公軟體，絲毫也不會影響到業務的進行。

企業不再買 Microsoft Office 辦公軟體的 6 個理由

過去企業為了辦公室文書作業的需求，多半會購買 Microsoft Office 的辦公軟體，也就是一般公司職員所習慣使用的 Microsoft Word 、 Excel 與 PowerPoint 等文書工具。然而， Microsoft Office 辦公軟體卻存在著以下這些問題，使得越來越多企業使用更便利的「 Google 雲端協作工具 」。

• Microsoft Office 需額外花錢購買與安裝，或是冒風險找盜版軟體
• Microsoft Office 的官方支援會到期，不得不購買新版的軟體授權
• Microsoft Office 不符合現在多人同時協作編輯的需求
• Microsoft Office 軟體無法在手機或平板上使用，不便於外出辦公
• 用信件附件分享 Office 檔案需耗費上傳與下載檔案的時間
• Google 雲端工具已經可直接編輯 Microsoft Office 的檔案

Google 協作工具和 Microsoft Office 有哪些差異？

比起 Microsoft Office 的文書軟體，需要安裝至個人電腦中； Google 協作工具則是只要利用瀏覽器或行動裝置的 APP ，就能夠線上直接使用這些文書工具。它能夠多人同時編輯同一份檔案、使用連結就可以分享和開啟檔案，讓員工間的溝通協作便得更加容易。

此外，即使客戶或廠商使用 Microsoft Office 的檔案，現在也能夠直接在 Google 雲端協作工具上檢視和編輯，絲毫不用擔心無法處理其他公司的文件，能夠將文書作業都換成使用 Google 雲端工具來處理。

Microsoft Office 與 Google 雲端協作工具的差異

企業用的 Google 雲端協作工具，全部包含在 Google Workspace

企業如果想以 Google 雲端協作工具作為辦公文書工具，只要成為 Google 的企業用戶 Google Workspace ，就能夠享有一整套功能完整的辦公文書套件。 Google Workspace 企業用戶與個人用戶在協作工具功能上的差別，主要是 Google Workspace 使用者能夠管理檔案的擁有權限；即使員工離職或調部門，檔案也能夠輕鬆變更擁有者，使讓業務能夠正常運作。

雲端協作工具相關功能